Betaler din organisation også for licenser til medarbejdere, der for længst er stoppet?
Forestil dig at betale husleje for et kontor, der står tomt. Det er præcis, hvad mange organisationer gør med deres softwarelicenser, når de glemmer at lukke ned for medarbejdernes adgang i Active Directory. Det koster ikke bare dyrt i unødige udgifter, men udsætter også organisationen for alvorlige sikkerhedsrisici og brud på compliance.
De skjulte licensomkostninger: Millioner ud af vinduet for ubrugte konti
Offentlige og private organisationer administrerer et stort antal it-systemer. Hvert af disse systemer kræver ofte specifikke brugerlicenser, jævnfør de omfattende licensaftaler med giganter som Microsoft, der leverer kritisk infrastruktur som Active Directory og Microsoft 365.
Problemet opstår, når medarbejdere fratræder. Hvis processen for at deaktivere eller slette deres brugerkonti i Active Directory – og de dertil hørende systemer – er manuel og ineffektiv, forbliver disse konti ofte aktive. Resultatet er, at organisationen fortsat betaler for licenser til brugere, der ikke længere er ansat.
Forestil dig, at en organisation med 5.000 ansatte har en gennemsnitlig personaleomsætning på 20% årligt. Det betyder, at cirka 1000 medarbejdere fratræder årligt, og dermed omkring 80 ansatte månedligt. Hvis blot en brøkdel af disse afgående medarbejdere ikke får deres licenser deaktiveret prompte, akkumuleres omkostningerne hurtigt.
I et konkret eksempel fra en nylig case blev der fundet 84 tidligere medarbejdere i Active Directory i en organisation med cirka 150 medarbejdere. De 84 fratrådte medarbejdere udgør altså hele 56%.
Mange licensmodeller er baseret på antallet af aktive brugere. En standard Microsoft 365 E3-licens koster et ikke ubetydeligt beløb pr. bruger pr. Måned (se nedenfor). Hvis en organisation overser 10-20 fratrædende medarbejdere hver måned i et år, kan det let løbe op i titusindvis, hvis ikke hundredtusindvis af kroner i spildte licensomkostninger årligt – for licenser der simpelthen ikke bruges. Det er penge, der kunne have været brugt på velfærd eller kritiske it-investeringer, fx på at få it-systemer til at tale sammen.
Læs også: Tapper manuelle it-processer danske kommuner for millioner?
Gevinsten ved automatisk licensprofilering: Den skjulte skattekiste
Ud over de direkte besparelser ved at deaktivere fratrædende medarbejderes konti, ligger der et enormt potentiale i automatisk licensprofilering af ansatte.
Moderne systemer til identitets- og adgangsstyring kan give Active Directory de nødvendige oplysninger om brugerne. Det gør det muligt at gruppere brugere og automatisk give dem den rigtige type licens – for eksempel Microsoft 365 F1, F3, E3 eller E5 – baseret på, hvor de arbejder, og hvilken stilling de har.
Især profileringen mellem Frontline (F1, F3) og Enterprise (E3, E5) er en relevant business case for mange organisationer. Mange medarbejdere i fx sundhedssektoren, politiet, forsvaret eller i administrative funktioner har ofte ikke brug for den fulde funktionalitet, som en dyr E3- eller E5-licens tilbyder. De benytter måske primært basale funktioner i Microsoft 365, som Teams, Outlook og grundlæggende Office-apps – funktionalitet der dækkes af en billigere Frontline-licens.
I praksis er besparelsen 210,5 kr. pr. bruger pr. måned, hvis man sammenligner prisen på en standard enterprise M365 E3-licens (uden Teams, 266,40 kr. pr. bruger pr. måned) med prisen på en M365 Frontline-licens (F3, 55,90 kr. pr. bruger pr. måned).
Hvis 100 medarbejdere får udskiftet deres E3-licens med en F3, giver det en årlig besparelse på 252.600 om året (210,5*12*100).
Så selv for et mindre antal medarbejdere som 100, er den årlige besparelse stadig over en kvart million kroner. Det viser, hvor vigtig korrekt licensstyring er for bundlinjen.
Automatisér for at spare og sikre
Den nuværende situation, hvor organisationer spilder dyrebare ressourcer på manuel it-administration er uholdbar. Ved at investere i it-systemer, der “taler sammen” og automatiserer bruger-livscyklusstyring (herunder effektiv offboarding bl.a. via integration med Active Directory og HR-systemer), kan organisationerne:
- Reducere licensomkostninger markant ved at sikre, at der licensprofileres og kun betales for aktive brugere.
- Forbedre compliance med NIS 2, GDPR og interne politikker, og undgå potentielle bøder.
- Styrke it-sikkerheden og minimere risikoen for datalækager og cyberangreb.
- Frigøre it-medarbejdere til mere værdiskabende opgaver.
- Øge medarbejdertrivsel og reducere frustration over ineffektive processer.
Spørgsmålet er ikke længere, om organisationerne bør automatisere deres it-administration, men hvor hurtigt de kan implementere kloge it-arkitektoniske valg for at stoppe milliontabet, bremse cyberkriminalitet og sikre fremtidens digitale offentlige sektor.
