Tapper manuelle it-processer danske kommuner for millioner?
Selvom der for tiden investeres massivt i it-systemer, spilder mange unødig tid og ressourcer på manuelle processer. Årsagen? It-systemerne taler ikke sammen. Der investeres altså, men ikke klogt.
Hver eneste dag bruger dygtige medarbejdere derfor alt for mange dyre timer på administrative rutineopgaver som brugeroprettelse, adgangsstyring og offboarding af medarbejdere.
Med et stigende pres på kommunernes økonomi og det vedvarende fokus på velfærd (kilde: KL) samt på cybertrusler og NIS2-direktivet (kilde: KL) er det kritisk at gentænke it-administration og -indkøb.
Hvor mange it-systemer har den gennemsnitlige danske kommune?
Danske kommuner er komplekse organisationer, der varetager en bred vifte af opgaver – fra børnepasning og ældrepleje til byudvikling og miljøforvaltning. Denne kompleksitet afspejles i det store antal it-systemer, der anvendes. Der findes ikke et præcist, offentligt tilgængeligt tal for det gennemsnitlige antal it-systemer i en dansk kommune, men estimater peger på flere hundrede, måske op imod 300-500 systemer. Disse systemer spænder over alt fra store ESDH-systemer (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering) og økonomisystemer til specialiserede fagsystemer inden for sundhed, socialområdet, teknik og miljø. Mange af disse systemer er desuden ældre, forældede løsninger, der ikke altid taler godt sammen, hvilket yderligere komplicerer billedet.
Endnu mere kritisk bliver situationen, når kommunerne investerer i nye systemer, hvor interoperabilitet – muligheden for at systemerne kan ‘tale sammen’ via et åbent API – ikke er en integreret del af indkøbsstrategien. Dette låser organisationen fast i manuelle processer, selv med den nyeste teknologi.
For at sætte det i et konkret perspektiv kan vi forsøge at dykke ned i den daglige arbejdsbyrde, som manuelle brugeroprettelser udgør – en opgave, der kan omregnes til spildte lønkroner, frustration hos medarbejderne og en øget risiko for fejl.
Spildte lønkroner, frustration hos medarbejderne og øget risiko for fejl kan oversættes til tabte penge for kommunen, tabt arbejdsglæde for medarbejderen og compliance tabt på gulvet for os alle.
