Stop Excel-kaosset: 5 fordele ved at automatisere it-processer
I mange danske kommuner er én af de store hovedpiner ikke komplekse fagsystemer, men derimod enkle, manuelle processer, der er styret af endeløse Excel-ark. Disse ark er blevet rygraden i mange arbejdsgange, og de kan være en kilde til fejl, tidsspild og frustration.
Når data administreres manuelt i regneark kan det koste dyrebar tid for eksempelvis HR og it. Derudover skaber det et rod, der kan give hovedpiner, lovbrud og potentielle risici for kommunen.
Automatisering af manuelle processer frigør medarbejdere fra gentagne og monotone opgaver, men også skabe en smartere, mere sikker og mere robust arbejdsplads.
Vi lister derfor 5 afgørende fordele herunder, der kan hjælpe dig til en lettere og mindre manuel arbejdsdag.
5 afgørende fordele ved at droppe Excel og automatisere it-processer
1. Højere sikkerhed og overholdelse af compliance
Manuelle processer ved fx offboarding udgør en potentiel sikkerhedsrisiko. Ved at automatisere offboarding sikrer man, at adgange slettes øjeblikkeligt, når en medarbejder forlader organisationen. En fratrådt medarbejder kan nemlig fortsat have aktiv adgang til følsomme data, hvis den manuelle proces ikke er forløbet fejlfrit. Automatisering skaber også fuld sporbarhed og et detaljeret revisionsspor, der gør det nemmere at overholde lovgivning som eksempelvis NIS2-direktivet.
2. Farvel til fejl og frustration
Mennesker begår fejl, især når vi udfører gentagne og kedelige opgaver. En lille tastefejl i et Excel-ark kan resultere i, at en medarbejder ikke kan logge på, mangler den rette adgang eller har fået de forkerte rettigheder. Det skaber frustration, forsinkelser og kræver ekstra tid at rette. Automatisering minimerer den menneskelige fejlrate og sikrer, at processerne kører præcist og ensartet.
3. Skalerbarhed uden begrænsninger
Manuelle processer kan være en flaskehals i en organisation. Pludselige bølger af nyansættelser, rokader eller sammenlægninger kan presse it- og HR-afdelingen. Automatisering fjerner denne belastning, da de automatiserede processer er i stand til at håndtere stigende arbejdsbyrde, uden at det kræver ekstra tid eller ressourcer fra medarbejderne.
4. Større innovation og fokus på kerneopgaver
Hver time, dygtige specialister bruger på rutineopgaver, er en time, de ikke bruger på mere værdiskabende projekter. Når man automatiserer de manuelle opgaver, frigives tid og talent til det, der skaber reel værdi for borgere og medarbejdere – for eksempel ved at fokusere på at forbedre it-arkitekturen eller udvikle nye, smarte løsninger.
5. Bedre medarbejdertrivsel
Kedelige og gentagne opgaver er en hyppig årsag til frustration og stress på arbejdspladsen. Når manuelle opgaver som brugeroprettelse fjernes, kan medarbejdere fokusere på mere interessante og meningsfulde opgaver. Automatisering forbedrer arbejdsglæden og giver en følelse af, at kompetencerne bliver brugt optimalt.
