Hvorfor er det vigtigt, at en datascanner ikke blot sletter følsomme persondata?
Man skal næppe mange år tilbage i tiden, før man ikke i samme grad bekymrede sig om, hvilke persondata organisationer havde liggende. Sådan er det (heldigvis) ikke længere, og hvad der før var en helt normal og acceptabel praksis, kan i dag betragtes som et decideret sikkerhedsbrud.
Derfor er det nu vigtigere end nogensinde før at have styr på de følsomme persondata, der kan gemme sig i mailindbakker, fildrev og diverse dokumenter. En manuel oprydning kan dog være både uoverskuelig og tidskrævende, og det kan være svært at sikre, at alle problematiske data bliver fundet og slettet. Derfor kan en struktureret tilgang – eksempelvis ved brugen af en datascanner – være afgørende.
Læs også: Hvordan kan en datascanner kan bidrage til bedre datasikkerhed?
En datascanner kan meget mere end blot slette
Ved at bruge en datascanner kan I ikke blot lokalisere de data, I har liggende – I kan også rydde op og fjerne de resultater, som ikke bør opbevares. På den måde sikrer I GDPR compliance og undgår problemer med Datatilsynet. Valget af scanner afgør, om systemet selv går ind og sletter, eller om I aktivt skal gennemgå og slette de fundne følsomme persondata.
Vi ser, at den mest effektive løsning er en scanner, hvor medarbejderne selv aktivt vælger, om de vil beholde eller slette de fundne data. Hvis data slettes automatisk, er der nemlig risiko for, at vigtige forretningsdata kan blive slettet ved et uheld. Samtidig lærer medarbejderne ikke nødvendigvis, hvilke data de må opbevare, og derfor risikerer de i fremtiden at begå de samme fejl igen og igen.
Ved at bruge en scanner, hvor I aktivt skal tage stilling til resultaterne, sikrer I, at brugerne har fuld kontrol over, hvad der skal slettes – og hvornår. Det minimerer både risikoen for fejl, og samtidig sørger det for, at medarbejderne strukturerer de relevante følsomme data og sætter dem i de rigtige fagsystemer, for så derefter at slette dem i de mails, hvor de ikke må gemmes. Dette gør ikke bare løsningen mere sikker at bruge, men sørger også for, at vigtige informationer ikke går tabt. Denne funktion indeholder desuden et vigtigt læringselement, hvor medarbejderne løbende bliver mere bevidste om håndteringen af følsomme persondata, og derved lærer de at undgå, at dataene havner de forkerte steder.
Læs også: Hvordan er brugerflowet bygget op i dataoprydningsværktøjet OSdatascanner?
En scanner kan ændre kulturen
Medarbejderne får både mere viden ved selv at have gennemført den kontrollerede oprydning, samtidig med at der kan gå sport i at have så lavt et datatal som muligt. I Lyngby-Taarbæk Kommune anvender de Magentas datascanner, der netop sørger for en kontrolleret manuel oprydning. Om det lærende element siger It-projektleder Sebastian Kreki:
“Der blev ligesom skabt en intern kulturændring hen imod en mere ansvarlig håndtering af persondata. Medarbejdere er i højere grad begyndt at benytte links til fagsystemer frem for CPR-numre og persondata i mails, og vi har alle fået større forståelse for de risici, der er forbundet med digitale data. Helt konkret kan vi se, at mængden af nye mails med persondata er faldet markant”.
Læs også: Sådan lykkedes implementeringen af OSdatascanner i Lyngby-Taarbæk Kommune
Ved at bruge en scanner, der automatisk gennemgår mails, kalendere og diverse filer samt har kontrolleret sletning, undgår I altså ikke kun at opbevare forkerte data – I kan også skabe en kultur, hvor proaktiv oprydning sikrer, at I løbende har kontrol over dataene, og derved slipper for endnu en stor, omfattende oprydning i fremtiden.
På udkig efter en anerkendt scanner, der sikrer den kontrollerede oprydning?
Prøv en demoversion af OSdatascanner
Se og prøv brugerflowet selv med demoversionen af OSdatascanner.
Prøv en demoversion af OSdatascanner
Se og prøv brugerflowet selv med demoversionen af OSdatascanner.
