Hvordan er brugerflowet bygget op i dataoprydningsværktøjet OSdatascanner?

10/03/2025
8:47 am

At rydde op i organisationens data efter følsomme og fortrolige oplysninger er ikke en nem og hurtigt overstået opgave. Faktisk er det ofte en opgave, medarbejderne decideret frygter, fordi den kan være meget uoverskuelig og tidstung. Efterhånden er dataoprydning dog blevet en meget vigtig opgave for at sikre GDPR-compliance i både private og offentlige organisationer, og derfor er det relevant at overveje en dedikeret datascanner til formålet.

I scannings- og oprydningsværktøjet OSdatascanner arbejder vi kontinuerligt på at skabe et intuitivt, effektivt og tilpasset brugerflow, der gør dataoprydning til en overskuelig proces for medarbejderne. Her handler det ikke om at få brugerne til at blive hængende i systemet så længe som muligt, men netop om, at de skal kunne udføre deres oprydningsopgave effektivt, så de hurtigst muligt kan komme videre til deres primære arbejdsopgaver.

Et brugerflow, der sætter dataoprydning på agendaen

Et af de punkter, vores kunder roser os mest for er, at systemet er designet til at dele ansvaret i organisationen. Det gør arbejdet mere overskueligt og styrker forståelsen for GDPR og datasikkerhed på tværs af medarbejderne. Produktejer på OSdatascanner, Jonatan Nørgaard Pedersen belyser dette:

“Rigtig mange af vores kunder har gennem tiden fremhævet den præventive effekt ved at automatisere oprydningen med OSdatascanner; jo mere viden, medarbejderne får om følsomme persondata igennnem oprydningsprocessen, jo mindre bliver der løbende at slette, fordi man simpelthen får øjnene op for, hvad der ikke er så smart at have liggende”.

I Lyngby-Taarbæk Kommune har de lagt stor vægt på at forankre ansvaret for oprydningen lokalt gennem OSdatascanner. Sebastian Vejlby Kreibke, it-projektleder i kommunen, fremhæver i den forbindelse, at det “klart har forstærket ejerskabet hos medarbejderne”.

Læs mere om Lyngby-Taarbæk Kommunes erfaringer med OSdatascanner her.

For spillestedet VEGA har implementeringen af OSdatascanner haft en uddannende effekt og skabt en kulturændring i organisationen. Kevin Yusibov Thomsen, Bar- og it-manager i VEGA fortæller:

“Vores medarbejdere er blevet mere opmærksomme på deres datahåndtering og tænker i højere grad over, hvordan de behandler og opbevarer følsomme oplysninger”.

Læs mere om VEGA og implementeringen af OSdatascanner her.

I de følgende afsnit gennemgår vi nogle af kernepunkterne for brugerflowet i OSdatascanner, så du forhåbentligt bliver klogere på, hvordan man kan håndtere en fuld dataoprydning i en organisation:

OSdatascanner spejler ikke resultater

Et kernepunkt i OSdatascanner er, at organisationens data ikke skal kunne misbruges i systemet. Derfor opbevarer OSdatascanner ikke ægte data fra organisationen. I stedet henviser OSdatascanner til den specifikke kilde (fx en mailindbakke) uden at spejle de fundne resultater. Kun et censureret resultatet (fx et CPR-nummer) samt relevant kontekst og metadata gemmes.

Denne funktion er vigtig, da den betyder, at brugerne slipper for at rydde op flere steder og dermed holde orden i to sæt data. Samtidig betyder den, at OSdatascanner ikke opbevarer følsomme og fortrolige data, hvilket eliminerer datasikkerhedsricisi for brugerne. Dette er ikke en selvfølge i alle datascannere, men er noget, man nøje bør overveje ved køb af en datascanner.

OSdatascanner har ingen automatisk sletning

For at undgå misbrug af organisationens data er der lagt ekstra vægt på et brugerflow, der mindsker risikoen for tab af forretningskritiske data. En særlig vigtig funktion i systemet er, at OSdatascanner ikke benytter automatisk sletning. Systemet går altså ikke selv ind og sletter de resultater, den har fundet fra organisationens mailindbakker, filer, drev, intranet og så videre.

Hvorfor gør den ikke det, tænker du så?

Uanset hvor god en slette-mekanisme er i en scanner, er der aldrig 100% sikkerhed for, at de resultater som scanneren finder, er følsomme eller fortrolige. Hvert eneste resultat er unikt og og bør behandles efter konteksten. De fleste organisationer har følsomme og fortrolige data, de gerne må eller vælger at opbevare af forskellige grunde, og dette er ikke altid tydeligt for systemer. For eksempel må organisationer gerne opbevare sygemeldinger i beskyttede drev, men hvis disse scannes sammen med andet indhold i drevet, vil systemet identificere dem som resultater. Af denne grund har vi besluttet at scanneren har en automatiseret oprydning frem for direkte sletning.

Det betyder dog ikke, at arbejdsgangene for sletning ikke er effektiviseret, så håndteringen kan gå hurtigt. Brugere kan nemlig åbne, slette, kategorisere og håndtere resultaterne direkte fra systemet, så de kan holde fokus på opgaven. Funktionen bidrager primært til et ekstra sikkerhedsniveau for at beskytte organisationens data.

Ledere og datasikkerhedsansvarlige har egne overblik

For at understøtte det fælles delte ansvar og gøre oprydningen mere overskuelig, har OSdatascanner særlige overblik for ledere og datasikkerhedsansvarlige (kaldet DPO-overblikket). Lederoverblikket og DPO-overblikket fremhæves af vores kunder ofte som værende meget værdifulde, da det er vigtigt for dem at holde trit med oprydningen – uanset om det drejer sig om at bevare overblikket over oprydningen på medarbejderniveau eller om at udtrække nøgletal til bestyrelsen og andre interessenter.

Lederoverblikket

Med lederoverblikket får lederne mulighed for at følge fremskridtene i deres afdeling og dykke dybere i udviklingen på medarbejderniveau. Her kan ledere vælge en afdeling og se hvor mange resultater hver medarbejder har, eksportere overblikket som CSV samt sende påmindelser til de enkelte medarbejdere.

På det overordnede niveau tilbyder overblikket oplysninger om det totale antal resultater, antal resultater der er registreret som falske positiver samt hvor mange resultater, der er tilbageholdte (dvs. ikke sendt til medarbejderen endnu). Hver medarbejder har desuden en status, der baseres på, hvor mange resultater medarbejderen har håndteret ud fra den totale mængde, og som hjælper med at give et hurtigt udtryk for, hvor medarbejderen ligger.

Folder man en medarbejder ud i overblikket, kan man se et særskilt udviklingsoverblik for den individuelle oprydning, en oversigt over hvilke scannerjobs resultaterne kommer fra, og hvor mange resultater der er kommet ind i systemet og håndteret de seneste tre uger.

DPO-overblikket

I DPO-overblikket bliver hele organisationen brudt ned i forskellige statistikker. Her kan der filtreres på afdelinger og scannerjobs, og man får et dybere indblik i de forskellige typer scans, samt hvordan resultaterne fordeler sig på tværs af organisationen og scannerjobs. Samtidig er det her, man får det overordnede overblik over, hvordan udviklingen ser ud på nuværende tidspunkt og tilbage i tiden. DPO-overblikket fungerer som et helhedsindtryk, der kan bruges til dokumentation omkring dataoprydningen i organisationen.

Videoer og guides

I en kompleks opgave som dataoprydning er det klart, at ikke alt giver mening for brugerne – både hvad angår forståelsen for arbejdsgangene samt terminologien. Med hjælpe-knappen, der findes på alle sider, kan brugerne hurtigt komme i kontakt med Magentas supportteam samt organisationens egne udpegede hjælpere. Her findes også en samlet FAQ og link til OSdatascanners håndbog, som opdateres jævnligt og indeholder både skriftlige og video-guides, der vejleder brugeren gennem de forskellige brugergrænseflader og brugerflows.

Involveret support = glade brugere

Brugerinddragelse og feedback giver den største værdi for os som leverandør og er noget af det, vi bestræber os på at være særligt gode til, når det kommer til OSdatascanner. Det er vigtigt for os, at vores kunder føler sig hørt og værdsat som brugere og samarbejdspartnere – derfor er vores support en højt prioriteret ressource. Vi tror på, at et tæt samarbejde og stor fleksibilitet med vores kunder og brugere gør løsningen stærkere og bidrager til, at den bliver mere virkelighedsnær. Mange af kernefunktionerne i brugerflowet er baseret på ønsker og input fra vores kunder

Produktejer på OSdatascanner, Jonatan Nørgaard fremhæver dette i vores kundecase med Skive Kommune:

“Det er kommuner som Skive, der har bidraget til at løfte OSdatascanner fra idé til til en løsning, der nu hjælper mere end 25 organisationer og kommuner med at rydde op i mails, fildrev og hjemmesider. En ting er, hvad vi planlægger og tænker, noget andet er, hvad der sker, når løsningen tages i brug hos vores kunder”.

Læs mere om Skive Kommunes erfaringer med OSdatascanner her.

Workshops sikrer de bedste arbejdsgange fra start

Som en del af vores fokus på tæt samarbejde og dialog med vores kunder, har vi det seneste år fået dedikerede Customer Succes Managers på OSdatascanner-holdet. De afholder workshops for at sikre, at implementeringen af OSdatascanner forløber på den mest hensigtsmæssige måde, og kunderne føler sig sikre i arbejdsgangene omkring dataoprydning fra start. Læs mere om indholdet i vores implementeringsworkshops her.

At implementere et system som OSdatascanner kræver en større organisatorisk forankring, der kan være kompliceret og overvældende for organisationer, særligt hvis det sker under deadline-pres i forbindelse med GDPR og datasikkerhedsoverholdelse. Hvis vi skulle udpege én erfaring som den vigtigste for brugerflowet, er det, at organisationer behøver en klar forståelse for opgaven med dataoprydning samt motivation til at udføre arbejdet for at få succes fra start. Dette er ikke en selvfølge, hvis kunden bliver efterladt til sig selv og derfor dedikerer vi ekstra energi og fokus på dette punkt.