Guide: Det skal du overveje, når du investerer i en datascanner
Håndterer din organisation store mængder data? Og er mængden af ustrukturerede data blevet for omfattende til en manuel oprydning i jeres organisation? Så kan en datascanner være løsningen, der bringer jer tættere på GDPR-compliance.
Men hvordan vælger du det rigtige scanningsværktøj til netop din organisation? Vi har samlet en række vigtige overvejelser, der kan guide jer til en scanner, der matcher jeres behov og styrker datasikkerheden i jeres organisation.
1. Funktionalitet og teknisk kompatibilitet
1. Funktionalitet og teknisk kompatibilitet
- Overvej først hvilke datakilder, I ønsker datascanneren skal kunne scanne: mails, filer, hjemmesider, billeder eller andet? (Mails kan være et godt sted at starte, eftersom mails står for 86% af de resultater, vores egen scanner finder på tværs af kommuner og organisationer.)
- Tænk over, hvorvidt scanneren kan integreres med jeres eksisterende systemer – eksempelvis Sharepoint, Microsoft 365, Google Drive eller andre platforme.
- Overvej, om I ønsker en datascanner, der kan generere rapporter, dokumentation og statistik til audits.
- Er oprydningen tiltænkt i en afgrænset periode eller tænkt som en fast del af værktøjskassen? Hvis sidstnævnte, bør I overveje, hvorvidt der fra leverandørens side er fokus på fremtidssikrende faktorer såsom opdateringer, vedligeholdelse og udvikling af datascanneren, så den efterkommer de ændringer og indskærpelser, der kommer inden for området.
- Overvej hvor ressourcekrævende løsningen er i forhold til energi og serverkapacitet?
2. Leverandør, support og test
2. Leverandør, support og test
- Hvor vigtigt er det for jer, at leverandøren tilbyder støtte til opsætning og anvendelse af datascanneren? Og hvor tilgængelig er leverandøren i tilfælde af hurtigt behov for support?
- Er det vigtigt for jer at have muligheden for at blive sat i kontakt med andre brugere og trække på deres erfaringer?
- Er det vigtigt for jer, at leverandøren tilbyder testforløb inden I forpligter jer til løsningen? – Hvis ja, så overvej, hvordan I vil vurdere datascanneren i en testfase – både teknisk, praktisk og organisatorisk?
3. Brugervenlighed og kultur
3. Brugervenlighed og kultur
- Gør jer nogle overvejelser ift. ønsker til interface og brugervenlighed. Er løsningen intuitiv og nem at anvende?
- Overvej rollefordelingen i jeres organisation og tænk over, hvem der kan være tovholder på løsningen når den implementeres og tages i brug.
- Overvej selve implementeringen – hvordan skal det gribes an?
- Overvej hvilke tiltag, der kræves for at skabe en intern kulturændring mod en ansvarlig håndtering af data? Hvordan sikrer I, at dataoprydning bliver en fast del af jeres arbejdsgange
4. Pris og aftalevilkår
4. Pris og aftalevilkår
- Overvej jeres budgetramme
- Hvad er implementeringsprisen hos de forskellige leverandører ?
- Overvej hvilke garantier leverandøren stiller for den service, de leverer?
- Står I overfor en overgang til skyen, og er det indtænkt i aftalevilkårene?
- Kan datascanneren skalere med jeres organisation i tilfælde af, at din organisation fx vokser i størrelse eller ændrer sig?
Læs også:
- Hvorfor vælge en open source datascanner?
- Hvorfor er det vigtigt at en datascanner ikke blot sletter følsomme persondata?
- Case: Når datahygiejne og kulturoplevelser går hånd i hånd – Spillestedet VEGA og OSdatascanner
- Case: Fra overload til overblik: Sådan lykkedes implementeringen af OSdatascanner i Lyngby-Taarbæk Kommune
Prøv OSdatascanner gratis
Få indblik i hvordan dataoprydningsværktøjet OSdatascanner fungerer med en demoversion.
Prøv OSdatascanner gratis
Få indblik i hvordan dataoprydningsværktøjet OSdatascanner fungerer med en demoversion.
