De 3 klassiske hovedpiner for HR-medarbejderen
Som HR-medarbejder i en offentlig myndighed eller privat organisation ved du allerede, at der er nok at holde styr på i hverdagen; ansættelser, organisatoriske ændringer, it-adgange, trivselsmålinger og meget mere. Ud fra interviews og erfaring med vores kunder har vi identificeret tre af de største hovedpiner for kommunale HR-medarbejdere.
Måske kan du selv genkende nogle af dem?
1. Manuelle processer og regneark – den skjulte tidsrøver
Alt for mange HR-opgaver drukner i uanede mængder regneark og i systemer, der ikke taler sammen. Når oplysninger om fx nyansatte eller fratrædende medarbejdere, organisatoriske ændringer eller arbejdsmiljørepræsentanter skal tastes ind i flere systemer, kan det være både tidskrævende og med høj risiko for fejl.
Måske har du oplevet at bruge en halv arbejdsdag på at opdatere en medarbejders oplysninger i flere forskellige systemer? Eller på at samle og indtaste informationer i et regneark om kommunens MED-organisation? Det er manuelt arbejde, der alt sammen stjæler tid fra andre vigtige opgaver.
Læs også: Stop Excel-kaosset: 5 fordele ved at automatisere it-processer
2. Manglende overblik over kommunen
Når organisationsstrukturen i en kommune ændrer sig – og det gør den ofte – kan det være svært at bevare et klart billede af, hvem der arbejder hvor, og hvem der har hvilke roller og ansvar. Det gør det vanskeligt at planlægge fx trivselsmålinger eller MUS-samtaler, og det kan være svært at danne sig et overblik over, hvem der er leder for hvem, hvor mange ansatte der er i de forskellige afdelinger, samt hvilken type ansættelser der er tale om. Vi oplever, at mange HR-afdelinger mangler et samlet, opdateret billede af kommunens sammensætning. Resultatet? Fejl i kommunikation, data fejlagtigt spredt i mails og drev, fordelt på flere mapper hos forskellige kolleger – og et hurtigt spørgsmål om antal ansatte kræver, at du skal lede efter svar i økonomi, i Lones gamle regneark og i systemer på tværs af kommunen. Det må kunne gøres smartere.
3. Usammenhængende data og svære integrationer – når systemerne ikke taler sammen
Der findes ofte flere systemer i en kommune, som håndterer de samme data om medarbejdere, enheder og adgange. Men når systemerne ikke er integreret, og der ikke er én entydig kilde til de oprindelige data/originale data, opstår der problemer: inkonsistente oplysninger, sikkerhedsrisici og administrative benspænd.
Måske du selv kan genkende scenarierne: It-revisionen beder om dokumentation for, hvem der har adgang til hvad, men det er umuligt at gennemskue. Der er fejl i brugerrettighederne, fordi Active Directory og lønsystemet ikke har de samme data om medarbejderen. Du opdager for sent, at en ny medarbejder aldrig blev slettet i fx omsorgssystemet eller i Active Directory. Og det kan skabe problemer.
Tid til at gentænke arbejdsgangene?
Hvis nogle af de ovenstående scenarier lyder velkendte, er du langt fra alene. Mange kommuner arbejder stadig med løsninger, der er vokset organisk over tid, men som ikke længere matcher de krav, der stilles til datakvalitet, effektivitet og compliance.
Den gode nyhed er, at der i dag findes værktøjer, som kan samle, strømline og automatisere store dele af HR’s databehandling og organisatoriske overblik.
