Hvordan en enkelt tastefejl kan skabe kaos i hele systemet
Forestil dig følgende:
Det er mandag morgen og en ny medarbejder bydes velkommen. Hun hedder Maria og starter som socialrådgiver i kommunen. På papiret er det en helt almindelig ansættelse, men under oprettelsen i HR-systemet sker der en tastefejl. I stedet for at blive registreret som socialrådgiver, bliver hun fejlagtigt skrevet ind som fagkoordinator. Og her begynder hovedpinen. En tilsyneladende uskyldig tastefejl fører nemlig til en kædereaktion, der kan være alvorlig, når der er tale om store organisationer som kommuner.
Når Maria møder ind, bemærker hun, at hendes adgangskort virker til kontorer og mødelokaler, hun egentlig ikke skal have adgang til. I hendes velkomstpakke fremgår logins til systemer med følsomme og fortrolige borgerdata og sager, og hun får adgang til drevmapper, hun ikke burde have adgang til.
I sin kalender får hun tilsendt en række mødeindkaldelser om ledelsesbeslutninger og budgetter, som hun slet ikke er involveret i. Samtidig bliver hun automatisk tilmeldt mail- og chatgrupper, der hører til en lederfunktion.
Lønsystemet er ingen undtagelse, og en registrering som fagkoordinator indebærer også et ekstra tillæg, hun egentlig ikke skal modtage. I kursuskataloget er Maria også automatisk tilmeldt kurser og lederseminarer for den forkerte stilling.
Hvis scenariet fortsætter, risikerer Marias forkerte stillingsbetegnelse at blive publiceret på kommunens hjemmeside, og hendes telefonnummer kan ende på diverse kontaktskemaer. Noget, der på sigt kan føre til henvendelser fra borgere, som hun ikke har kompetencer til at hjælpe.
Et kaos, der let kunne have været undgået
Når en tastefejl som denne endelig opdages, kan det være svært at rette op på, hvis kommunens systemer ikke taler sammen, og der mangler en systematisk tilgang til datahåndtering i kommunen. Når Maria først er registreret forkert i lønsystemet, kalenderen, kursuskataloget, adgangsstyringen m.m., kræver det, at både HR- og it-afdelingen bruger tid og ressourcer på at gennemgå og rette fejlen i de mange systemer.
Scenariet med Maria viser tydeligt, hvor sårbar en organisation kan være, når der ikke er styr på stamdata fra begyndelsen. For den enkelte medarbejder betyder det frustrationer og spildtid. For organisationen betyder det risiko for GDPR-overtrædelser, fejludbetalinger og et stort manuelt oprydningsarbejde bagefter. Det er netop her, at et centralt og konsistent system til håndtering af stamdata gør en forskel. Når stillingskoder, roller og adgange hænger sammen ét sted, reduceres risikoen for fejl drastisk – og små tastefejl får ikke lov til at sprede sig i hele organisationen.
Læs mere om hvordan kommunen kan opnå bedre datakvalitet her: Hvad er datakvalitet, og hvordan opnår man god datakvalitet?
