Vejen til glade medarbejdere er gennem gode it-systemer
I danske kommuner jonglerer medarbejderne med et væld af forskellige digitale systemer. En kommune har typisk helt op mod 300-400 it-systemer i sit it-landskab (kilde: KL). For dig som HR-medarbejder kan det betyde konstant skift mellem systemer til rekruttering, løn, ferie og fravær – samtidig med at mails, chats, møder og kontakt til eksterne også skal passes.
Hver gang du som medarbejder skifter mellem platforme, mister du tid og fokus. Risikoen for fejl øges og arbejdsdagen kan føles tung. Med færre og bedre integrerede systemer kan arbejdet altså effektiviseres. God digital infrastruktur og intuitive systemer er ikke bare et spørgsmål om it – det kan også være nøglen til glade og engagerede medarbejdere.
Technostress og kontekstskifte bidrager til nedsat trivsel og produktivitet
Begrebet ‘technostress’ betegner den stress, der opstår som følge af frustrationer forbundet med direkte eller indirekte brug af teknologi og it-systemer på arbejdspladsen (kilde: HK). Manglende introduktion til nye it-systemer samt utilstrækkelig kommunikation og planlægning af ændringer kan skabe frustrationer. Samtidig kan konstante distraheringer såsom notifikationer, nye funktioner, systemopdateringer og ændrede arbejdsgange føre til lavere produktivitet og en mere presset hverdag.
En analyse fra Harvard Business Review viser, at medarbejdere skifter mellem applikationer og hjemmesider omkring 1.200 gange om dagen. Det svarer til, at ca. 9 % af arbejdstiden går med kontekstskifte og reorientering (kilde: Harvard Business Review). Det er ikke bare spild af tid og penge, men det kan også skabe frustration, forringet arbejdskvalitet og nedsat koncentration for medarbejderen.
Det er ikke den enkelte medarbejders ansvar at undgå disse byrder –men derimod arbejdspladsens ansvar, at medarbejdere trives med de it-systemer, de har til rådighed.
Brugervenlighed er vigtigt – særligt i altdækkende systemer
Ifølge en undersøgelse fra DM spilder hele 19 % af medarbejderne dagligt arbejdstid på grund af it-nedbrud (kilde: DM). Det er derfor afgørende, at de systemer, medarbejderne arbejder i, rent faktisk fungerer og er brugervenlige. Ellers kan det ende med at koste både i tid, trivsel og i sidste ende også i kvaliteten af opgaveløsningen.
Samtidig viser eksempler, at dårlige eller uhensigtsmæssige systemimplementeringer kan have store konsekvenser. I Københavns Kommune oplevede man efter indførslen af et nyt sagsbehandlingssystem, at sagsbehandlingstiderne steg med op til 263 %. Ifølge medarbejderne skyldes det blandt andet, at systemet ikke kunne håndtere de store datamængder, hvilket førte til at arbejdsgangene blev mere tidskrævende (kilde: Computerworld). Det viser, hvor vigtigt det er, at systemer ikke kun vælges ud fra funktionalitet eller økonomiske hensyn, men også ud fra brugervenlighed og understøttelse af kerneopgaverne.
En succesoplevelse fra den virkelige verden
Der findes gode eksempler på, at færre og bedre sammenhængende systemer skaber fordele. I Herning Kommune erstattede de i 2022 fire af deres it-systemer med ét nyt, hvilket førte til besparelser på licenser samt bedre arbejdsgange for medarbejderne (kilde: KL). Baggrunden var, at man ønskede at skabe mere synergi mellem systemerne samt at skabe en bedre service for borgerne og medarbejderne. Her var medarbejderne en stor del af beslutningsprocessen og var med til at designe, hvordan den praktiske opsætning skulle være. Efter implementeringen blev der afholdt løbende fællesmøder for at sikre det fælles sprog og arbejdsflow med it-systemet, hvilket bidrog til et stærkt medejerskab.
En vigtig konklusion fra projektet var opdagelsen af antal dobbeltregistreringer i de fire systemer. Hele 26 % af borgerne blev slået sammen i det nye system, fordi deres data var registreret flere gange på tværs af de eksisterende systemer.
Relateret indhold: Hvad er datakvalitet, og hvordan opnår man god datakvalitet?
Hvordan kan I sikre, at I benytter de rigtige systemer?
For at sikre, at I benytter de rigtige systemer, kan et vigtigt første trin være at lave et systematisk review af jeres eksisterende systemer. Sørg for at inkludere jeres medarbejdere i processen, for bedre at kunne identificere de oplevede pain points og muligheder. Det kan for eksempel ske gennem interne tilfredshedsundersøgelser.
Stil medarbejderne følgende spørgsmål:
- Virker systemet som det skal? Hvis teknikken halter, er fundamentet usikkert.
- Understøtter systemet jeres arbejdsgange? Et system bør tilpasse sig medarbejdernes opgaver – ikke omvendt.
- Føler du dig klædt på til at bruge systemet? Selv det bedste system kan skabe frustration, hvis brugerne ikke får tilstrækkelig oplæring og hjælp.
Hertil kan det være relevant at undersøge alternativer for nuværende systemer. Det kan være en god idé at kigge ind i et master data systemer (MDS), hvor organisationens stamdata samles på ét sted, og dermed reducerer behovet for at hoppe mellem forskellige systemer. Ved at samle it-systemerne og de digitale værktøjer i kerneløsninger, der understøtter flest mulige arbejdsgange, kan man mindske de unødvendige kontekstskift og skabe et mere effektivt arbejdsflow.
