Automatisér onboarding og undgå dyre fejl med et centralt organisationssystem
Onboarding er en af de vigtigste processer i HR-arbejdet. Men at få onboardingprocessen til at glide helt let og problemfrit kan være en svær dans, særligt hvis mange af processerne foregår manuelt. En dårlig onboarding kan ende med at koste dyrt – både på trivsel, fastholdelse, manglende compliance og produktivitet.
Læs også: Dårlig onboarding koster – allerede fra første dag på jobbet
Hvilke manuelle arbejdsgange bør automatiseres?
Onboarding er en kerneopgave for alle organisationer. Derfor er det en god idé at erstatte så mange manuelle arbejdsgange som muligt med automatiserede ditto. For såvel hastighed som kvalitet af onboardingen bør prioriteres højt.
Et it-system kan hjælpe med at sikre en autoritativ og effektiv håndtering af medarbejder- og organisationsdata, hvilket understøtter en korrekt onboarding og optimerer dataudvekslingen på tværs af organisationen.
Herunder præsenterer vi eksempler på hvordan fire vigtige arbejdsgange automatiseres gennem et centralt organisationssystem:
1. Korrekt organisatorisk fundament
- Den nyansatte oprettes i ét centralt system med præcis organisatorisk indplacering.
- Der etableres en klar kobling til direkte(e) leder(e) og der angives eventuelle særlige roller (fx tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant).
- Adresseoplysninger valideres automatisk (gerne via Dansk Adresse Register (DAR).
Resultat: Dette garanterer en korrekt linjeorganisation, hvilket medfører, at fx Business Intelligence (BI), efteruddannelses- og MUS-systemer modtager korrekte, opdaterede hierarki- og stamdata.
2. Automatiseret adgangsstyring (IdM)
- It-brugere oprettes øjeblikkeligt (straksoprettelse) i systemer som Active Directory (AD).
- Medarbejderen tildeles automatisk de nødvendige adgangsrettigheder/roller til fagsystemer og it-ressourcer.
Resultat: Dette sikrer en hurtig og fejlfri klargøring af systemadgange, så medarbejderen kan være produktiv fra første dag.
3. Ensartet datakonsistens
- Alle stamdata synkroniseres automatisk (“on the fly”) fra det centrale system til relevante systemer, herunder organigrammer, BI, lønsystemer, ESDH og øvrige fagsystemer.
Resultat: Dette eliminerer manuelle fejl og sikrer én sandhed om organisationen og medarbejderne.
4. Compliance og overblik
- Alle tildelte adgange og ændringer i medarbejderdata dokumenteres (via audit-log)
- Alle adgange kan fjernes med det samme, hvis der bliver behov for det. Se også artiklen om offboarding hvad dette angår.
Resultat: Dette giver et fuldt historisk overblik over rettigheder, understøtter compliance (fx GDPR) og letter dokumentationen ved tilsyn.
Resultat: Dette giver et fuldt historisk overblik over rettigheder, understøtter compliance (fx GDPR) og letter dokumentationen ved tilsyn. Du kan finde en huskeliste til compliance her.
