Mange kommuner står over for komplekse udfordringer, når det gælder styring af brugere og adgange til it-systemer. Viborg Kommune har med en strategisk indsats og implementering af organisationsværktøjet OS2mo formået at strømline sine processer og opnå markante gevinster.
I Viborg Kommune var en af deres udfordringer, at de manglede et fuldstændigt overblik over deres organisationsstruktur, deres medarbejdere og deres lederhierarkier.
En forudsætning for at løse den udfordring var at etablere et tæt samarbejde mellem it-afdelingen og Løn- og Personaleafdelingen ifm. implementeringen af OS2mo. Dette samarbejde gjorde det muligt for Viborg Kommune at sikre, at brugeroprettelser kunne ske på baggrund af data fra Lønsystemet.
Resultatet i dag er, at oplysninger om organisationen, medarbejdere og deres ledere er samlet ét sted, er retvisende, og at brugeradgange åbnes og lukkes rettidigt, hvilket er afgørende for sikkerheden.
Selvom Viborg Kommune før implementeringen af OS2mo til en vis grad havde automatiseret nogle af brugerstyringsprocesserne, var de afhængige af en række manuelle processer. Det gjaldt især udfordringer med lukning af brugerkonti og oprettelser og tilknytninger ved ansættelse – herunder indhentning af børneattester. Med OS2mo har Viborg Kommune opnået solide automatiserede processer i forbindelse med dette:
Automatisk lukning af it-konti
Manuelle lukninger af brugerkonti førte for kommunen ofte til forsinkelser – især for ulønnede medarbejdere. Dette er en typisk tendens, der udgør store sikkerhedsrisici, fordi der mangler overblik og kontrol over, hvem der har adgang til hvad – og hvornår. Med OS2mo lukkes it-konti automatisk ved ophør af ansættelse.
Korrekt oprettelse og tilknytning af alle ansættelser
Med OS2mo bliver ulønnede medarbejdere tilknyttet korrekt til organisationen og får en it-konto oprettet, hvis de har en ansættelse. Udfordringen med indhentning af børneattester løses også, da dette er en integreret proces i brugeroprettelsen.
OS2mo fungerer som et centralt system, der samler data fra lønsystemet (SD-Løn) og distribuerer dem til andre systemer som Active Directory. Dette har givet Viborg Kommune fuld kontrol over sine grunddata, herunder stillingsbetegnelser, organisationsenheder, ansættelsestyper, og det har sikret, at data om medarbejdere er retvisende.
Viborg Kommune har fået styr på sine grunddata. De står nu et sted, hvor de kan understøtte nye behov og krav ved at minimere lokale Excel-lister og i stedet bruge ét system, der understøtter flere organisationer. Denne centralisering og automatisering har ikke kun forbedret sikkerheden, men også effektiviseret administrationen markant.
Er din organisation også klar til at få styr på jeres grunddata og optimere brugerstyring med en moderne, automatiseret løsning? Læs mere om OS2mo og book en gratis og uforpligtende demo her.
Om identity management og The Global Identity Repository, OS2mo
Det at skulle have styr på alle sine medarbejdere og identiteter i alle sine it-systemer er kedeligt og burde bare virke out-of-the-box; vi har andre ting at tage os til end at holde øje med om en brugers adgangsrettigheder er udløbet eller ej. Det burde ordnes af en usynlig mekanisme, det burde bare fungere!
Vi er stolte af at kunne annoncere, at vores open source organisationsværktøj MO nu er i drift. Det har været en givende proces og et
Overvejer din organisation at investere i et organisationsværktøj? Valget af sådan et system kan være komplekst, da der findes mange løsninger på markedet. Vi har i denne artikel listet de vigtigste overvejelser, du skal gøre dig, inden du kan træffe den beslutning. Men først: lad os lige få på det rene, hvad et organisationsværktøj helt konkret er og kan.
