Vejen til en succesfuld implementering af et Master Organisationssystem
Vejen til en succesfuld implementering af et Master Organisations-system
At få implementeret et Master Organisationssystem (MO) – som fx OS2mo – handler ikke kun om teknik. Det handler lige så meget om mennesker, struktur og en fælles forståelse af, hvordan organisationen fungerer.
Erfaringen er ret klar: Den tekniske løsning leverer først for alvor værdi, når arbejdsprocesser, datakvalitet, ledelsesopbakning og et fælles sprog er på plads.
Nedenfor gennemgås en anbefalet, faseopdelt implementeringsmodel baseret på vellykkede OS2mo-forløb.
Implementeringsfaser og nøgleaktiviteter
Implementeringen kan opdeles i kontrollerede faser for at sikre læring, justeringer og forankring i organisationen.
Fase 1: Forberedelse og Basale Integrationer (Løn-MO-AD)
I den første fase handler det om at få fundamentet på plads. Det betyder tydelig opbakning fra ledelsen, styr på data – og at få de mest grundlæggende integrationer til at spille sammen. Når de dele fungerer, står organisationen stærkt til resten af implementeringen.
| Aktivitet | Formål & beskrivelse |
|---|---|
| Ledelsesforankring | Vigtigt succeskriterium: Direktion og ledelse skal forstå og bakke op om løsningen og de nye rutiner, da ansvaret for administrative opgaver flyttes ud i forretningen. |
| Interessentinddragelse | Tidlig dialog med alle relevante parter (personalekonsulenter, ledere, IT-drift) for at skabe ejerskab og indsigt. Udarbejdelse af ambitiøs kommunikationsplan. |
| Mapnings-design | Detaljeret design af, hvordan data skal udveksles mellem lønsystem, OS2mo, Active Directory og andre relevante systemer. Vigtigt styrings- og dialogværktøj. |
| Datavask | Rensning af inkonsistente data i både AD og lønsystemet, inden integrationen etableres, sikrer et rent udgangspunkt. |
| Systemopsætning | Etablering af MO drifts-, udviklings- og testmiljø. |
| Reengineering og berigelse | Overførsel af eksisterende data fra AD, CPR-registret, Danmarks Adresseregister, m.fl., der nu skal forvaltes i MO (fx mailkonti, telefonnumre, adresser og personoplysninger). |
| Nye rutiner (workflows) | Dokumentation af fremtidige rutiner for ansættelse, ændring og ophør, i tæt samarbejde med personale, forretning og it-drift. |
Fase 2: Justeringer og integrationer
Her bygges videre på erfaringerne fra fase 1, og integrationerne udvides til at understøtte alle relevante aftagersystemer.
| Aktivitet | Formål & Beskrivelse |
|---|---|
| Erfaringsopsamling | Vurdering af Fase 1 og beslutning om nødvendige justeringer. |
| Teknisk integration til aftagersystemer | Etablering af hændelsesbaserede integrationer. |
| Test- og migreringsplan | Grundig test i fuldt integreret testmiljø for at dokumentere alle scenarier. Dette danner basis for den solide migreringsplan. |
| Datasikkerhed | Valg om kun at medtage brugere med aktiv AD-konto og udelade CPR-numre (GDPR). Koordinering med IT- og lønafdelingen om verifikation af aktive brugere. |
Fase 3: Organisationen strammes op og synliggøres
Når integrationerne er på plads, er næste skridt at konsolidere selve organisationsdata – hjertet i en MO-løsning.
| Aktivitet | Formål & Beskrivelse |
|---|---|
| Fælles organisationsmodel | Etablering af fælles politik og kortlægning af kommunens organisationsstruktur (linjeorganisation, personaleansvar, økonomikontering, sagsorganisering) i tæt dialog med direktion og nøgleafdelinger (HR, Løn, IT). |
| Lønsystemtilretning | Lønsystemet rettes til, så det understøtter den nye, fælles organisationsmodel. |
| Automatisk udbredelse | Sikring af at ændringer i lønsystemet slår automatisk igennem i MO, AD og andre systemer (korrekt signatur i Outlook, dokumentskabeloner mv.). |
| Organisationsdiagram | Implementering af Magentas organisationsdiagram, der real-opdateres og udstilles på intranettet, for at synliggøre den fælles struktur for alle ansatte. |
Høst af værdi
Implementeringen skaber markante gevinster:
- Compliance: Dokumenteret overensstemmelse mellem Løn-MO-AD, hvilket eliminerer revisionsanmærkninger fra it-revisionen.
- Økonomi: Løbende besparelser på medarbejderspecifikke licenser og arbejdspladser.
- Effektivisering: Færre manuelle rutiner. Tidsbesparelse hos ledere, it-support og Digitalisering, der langt overstiger driftsomkostningerne til OS2mo.
- Datastyring: Fælles standarder, et fælles sprog og transparens omkring linjeorganisationen, der sikrer korrekt kontoplan, adgangsstyring og sikkerhedsgrupper.
- Persondatasikkerhed: Øget sikkerhed gennem øjeblikkelig nedlæggelse af konti og understøttelse af NSIS.
- Organisatorisk ejerskab: De administrative rutiner og ansvaret er lagt ud til rette ansvarlige enheder (personaleansvarlige ledere og konsulenter).
- Fleksibilitet: Open source-princippet giver ejerskab og sikrer fremtidig fleksibilitet og udviklingsmuligheder.
Næste skridt
Er din organisation klar til at gå et niveau dybere og sikre et solidt fundament for MO-implementeringen? Vi i Magenta kan bistå med både en præcis gennemgang af de tekniske krav til mapnings-designet mellem lønsystemet og OS2mo samt en struktureret metode til datavask, der gør jer klar til at høste de gevinster, MO kan bibringe.
Tag fat i os, så finder vi sammen det rette næste skridt for jeres implementering.
Download gratis guide
Download gratis guide
