“OS2mo reddede os fra en overvældende mængde Excelark”

Frederikshavn Kommunes brug af OS2mo

En case om Frederikshavn Kommunes brug af OS2mo

28. november 2024

I 2019 tog Frederikshavn Kommune et afgørende skridt mod et bedre organisatorisk overblik ved at implementere OS2mo som deres lokale organisationssystem. Efter blot et halvt års brug sendte de Magenta en venlig forespørgsel: “Kan OS2mo i fremtiden danne udgangspunktet for vores MED-organisation?” Svaret var heldigvis ja, og efter nogle måneders udviklingsarbejde stod MED-modulet klar.

Modulet blev hurtigt en succes, og i dag er MED-organisationen i OS2mo en af løsningens nøglefunktioner.

For at dele erfaringerne og inspirere andre kommuner til smartere organisationsstyring, inviterede vi i november 2024 it-projektleder Per Kristensen og arbejdsmiljøkonsulent Anni Lykke Madsen fra Frederikshavn Kommune til en samtale om deres oplevelser med OS2mo – både generelt og som værktøj til MED-organisationen.

Hvad er en MED-organisation?

MED-organisationen består af formelle samarbejdsudvalg, hvor medarbejderrepræsentanter og ledere mødes for at udvikle, drøfte og kvalificere organisationens beslutninger og strategier inden for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Dette arbejde foregår både lokalt på den enkelte arbejdsplads (Lokal-MED), på centerniveau (Center-MED) og helt overordnet for kommunen som helhed (Hoved-MED).

Det er lovpligtigt at vedligeholde MED-organisationen, og traditionelt er det blevet gjort i et regneark, som – vi ved det – sander til, hvormed lovformeligheden smuldrer.

Et ønske om et lokalt organisationssystem

Tilbage i 2019 investerede Frederikshavn Kommune i OS2mo ud fra et ønske om at finde et lokalt organisationssystem, der kunne indeholde mere end én organisation. Per Kristensen fortæller i den forbindelse, at OS2mo levede op til kommunens krav om både pris og kvalitet, og at de siden har været rigtig glade for løsningen.

Han fremhæver derudover, at OS2mo er en vigtig spiller i kommunens daglige arbejde:

“Vi bruger OS2mo til rigtig meget. Når jeg eksempelvis får en sag ind med en rettighedsfejl, er OS2mo altid det første sted, jeg kigger. Her kan man alt. OS2mo giver overblik over alle ansættelser og ledere ved at hente opdaterede data fra vores lønsystem. Derudover kan man se afdelingens navn, hvor den ligger i hierarkiet, hvem der er ledere nu – og hvem der har været. På den måde kan jeg på en overskuelig måde finde frem til fejlen og hurtigt løse problemet med manglende rettigheder”.

Per Kristensen fremhæver desuden, at Frederikshavn Kommune bruger OS2mo til at opdatere FK Organisation (det fælleskommunale støttesystem – se mere her) og til at udstille et organisationsdiagram på kommunens intranet:

“Lige så snart vi laver en ændring i OS2mo, bliver den publiceret i FK Organisation. Det betyder, at de it-systemer, som henter data derfra, altid er opdaterede og valide. Det letter mit arbejde og gør mig tryg. Derudover bruger vi OS2mo til at give medarbejdere overblik over kommunen som organisation; hvordan er vi struktureret og hvordan er hierarkiet”.

MED-organisationen er blevet overskuelig ved hjælp af OS2mo

Om MED-organisationen i OS2mo forklarer Per Kristensen:

“OS2mo reddede os fra en overvældende mængde Excelark, som ingen kunne finde rundt i og som kun de største it-nørder kunne finde ud af at opdatere. Tilbage i 2019 fik jeg derfor en forespørgsel på, om vi i it-afdelingen mon kunne løse den problematik. Der tænkte jeg straks på OS2mo, som vi jo netop havde indkøbt, og det har jeg ikke fortrudt – det er blevet langt mere overskueligt”.

Som arbejdsmiljøkonsulent arbejder Anni Lykke Madsen til dagligt med MED-organisationen. Hun peger i den forbindelse på, at OS2mo muliggør en præcis opbygning af MED-udvalgsstrukturen – herunder registrering af medlemmer, roller og hierarkier:

“OS2mo sikrer, at alle relevante parter har adgang til opdaterede oplysninger, hvilket letter samarbejdet på tværs. Desuden fungerer OS2mo som en platform for dokumenthåndtering, hvor referater og andre vigtige dokumenter kan samles og tilgås centralt. Det reducerer administrative byrder og letter kommunikationen inden for MED-organisationen”.

I Frederikshavn Kommune er der over 500 ansatte i MED-organisationen, og Anni Lykke Madsen fremhæver i den forbindelse, at OS2mo gør det nemmere at få overblik over disse:

“Helt konkret har jeg lige skullet sende en mail til alle arbejdsmiljørepræsentanter i kommunen, og her har jeg – vupti – hevet deres mailadresser ud af OS2mo. Det har været en enorm hjælp. Ja, generelt er OS2mo en kæmpe hjælp”.

Et system i udvikling

OS2mo er under konstant udvikling, og hvor MED-organisationsmodulet for 5 år siden var den store nyhed, er der andre tiltag i spil i dag. Inden for en overskuelig fremtid bliver et nyt arbejdsskadesystem integreret med OS2mo. Arbejdsskadesystemet får data fra OS2mo via en række CSV-filer, der genereres i OS2mo og overføres til et sikkert sftp-site hos leverandøren, der så henter disse data ind i arbejdsskadesystemet.

Frederikshavn Kommune deltager aktivt i OS2-fællesskabet vedrørende OS2mo og bidrager herigennem med idéer til videreudvikling af løsningen.

Interesseret i at vide mere?

Se eller gense webinaret fra OS2-fællesskabet

Få et bedre indblik i MED-organisationen gennem Frederikshavn Kommunes fremvisning i videoen under:

Webinaret blev afholdt d. 16. januar 2025 af OS2-fællesskabet og kan findes her. Indhold offentliggjort af OS2 er som standard licenseret under en Creative Commons Kreditering-DelPåSammeVilkår 4.0 International Licens. Med mindre andet er angivet. Videoen er hentet og delt med tilladelse.

Om OS2mo

Hvis du ikke kender OS2mo, så lad os lige for en god ordens skyld introducere jer for hinanden.

OS2mo er et effektivt organisationsredskab, der holder styr på afdelinger og ansatte i din organisation og udstiller dem til KOMBITs støttesystemer.

OS2mo er bygget for at kunne håndtere flere organisationer og tilhørende identiteter i én brugergrænseflade. Med udgangspunkt i OIO-standarderne sørger OS2mo for høj datakvalitet og tilbyder en fleksibel datamodel, så jeres organisation altid har et retvisende billede af selv komplekse data, der kan forbindes på kryds og tværs alt efter jeres behov.