I mange kommuner er it-brugerstyring en kompleks og tidskrævende opgave. Og Holstebro Kommune var ingen undtagelse. De stod over for udfordringer, som mange offentlige organisationer kender til: at sikre en korrekt og rettidig brugeradministration, især i forbindelse med fratrædelser. Selvom de havde fornuftige processer for oprettelse af nye brugere, haltede nedlæggelsen ofte, hvilket skabte en sikkerhedsrisiko, der potentielt kunne føre til unødvendige omkostninger.
Ovenstående er en velkendt problemstilling. For mange organisationer er en manuel proces for brugeroprettelse og -nedlæggelse tidskrævende, og data om medarbejdere kan hurtigt blive usynkroniserede på tværs af forskellige systemer, såsom lønsystemer og Active Directory. Holstebro Kommune stod over for en korsvej, hvor de besluttede at tage kontrol over deres egen it-arkitektur og bevæge sig mod at blive “herre i eget it-hus”. Dette førte til en strategisk beslutning om at implementere et organisationsværktøj. Målet var klart: at skabe en enkelt, autoritativ kilde til sandhed for data om organisationen og medarbejderne.
Holstebro Kommune valgte at implementere OS2mo, et modent open source organisationsstyringsværktøj, der er udviklet og vedligeholdt af et kommunalt fællesskab. Og dette valg har givet dem en række afgørende fordele:
Implementeringen af et sådant værktøj er ikke en enkel opgave. Det er en tværorganisatorisk proces, der kræver ledelsesinvolvering og tid, men som i sidste ende gavner organisationen med hensyn til datahåndtering, arbejdsprocesser og økonomi.
Holstebro Kommune har dog allerede opnået væsentlige gevinster: Blandt andet har de nu en gennemsigtig proces for organisationsændringer, en bedre styring af licenser og kan dokumentere deres tilknytning til organisationen for både lønnede og ulønnede medarbejdere.
Selvom arbejdet er en kontinuerlig proces, der kræver løbende udvikling, er Holstebro Kommunes case et godt eksempel på, hvordan en proaktiv tilgang til brugerstyring kan transformere en organisation. Deres rejse viser, at ved at investere i det rigtige værktøj og etablere en autoritativ datastyring, kan en kommune ikke blot optimere sine processer, men også styrke sin datasikkerhed og sikre compliance på en holdbar måde.
Overvejer din organisation også at få styr på jeres data og automatisere brugerstyring? Læs mere om OS2mo og book en gratis og uforpligtende demo her.
Som HR-fagperson er man afhængig af, at organisations- og medarbejderdata er korrekte, tilgængelige og til at stole på. Manglende overblik, manuelle rettelser eller usikre datakilder kan hurtigt skabe fejl, forsinkelser og unødvendigt administrativt arbejde.
At få implementeret et Master Organisationssystem (MO) – som fx OS2mo – handler ikke kun om teknik. Det handler lige så meget om mennesker, struktur og en fælles forståelse af, hvordan organisationen fungerer.
Mange kommuner står over for komplekse udfordringer, når det gælder styring af brugere og adgange til it-systemer. Viborg Kommune har med en strategisk indsats og implementering af organisationsværktøjet OS2mo formået at strømline sine processer og opnå markante gevinster.
