Som led i en større strategisk oprydning opstod behovet for at strømline og samle forskellige infoskærmsløsninger under én fælles fane i Lyngby-Taarbæk Kommune. Løsningen blev OpenStream – en brugervenlig open source-infoskærmsløsning, der gør det nemt at designe, planlægge og publicere målrettet indhold på tværs af organisationens infoskærme.
I begyndelsen af juni besøgte vi Lyngby Rådhus, hvor vi satte os til en snak med digitaliseringskonsulent Conny Præstkjær, som de seneste 10 år bl.a. har haft kommunens visuelle identitet helt inde under neglene. Vi var nysgerrige på at høre mere om vejen mod OpenStream:
“Behovet for OpenStream opstod i høj grad som en besparelse og ud fra et ønske om at reducere de almindelige årlige driftsudgifter til systemer. Der fandtes ikke noget i forhold til open source, der opfyldte vores krav til økonomi og governance af en visuel identitet.”
Før OpenStream blev en del af arbejdsgangene i Lyngby-Taarbæk Kommune, var der ingen tværgående retningslinjer for designet i de enkelte afdelingers informationsskærme. Målet med projektet var derfor både at opnå en driftsmæssig besparelse, men også at samle kommunen som én fælles organisation med et genkendeligt udtryk:
“Vi ville gerne i højere grad have samme ansigt udadtil, så borgeren genkender Lyngby-Taarbæk Kommune som afsender, uanset om de befinder sig i tandplejen, i en idrætshal eller på et genoptræningscenter. Det var der ikke andre systemer, der kunne løfte, og derfor gik vi til OS2-fællesskabet, som vores it-område har haft gavn af gennem rigtig mange år. Det var her, at samarbejdet med Magenta opstod”, forklarer Conny Præstkjær.
For at sikre den røde tråd i kommunikationen har kommunen udnyttet OpenStreams globale indstillinger til at fastsætte de visuelle rammer. Som det ofte gælder med store digitale løsninger, har forløbet bragt gode erfaringer, ny indsigt og ønsker om videreudvikling med sig. Det har været en længerevarende proces over et helt år at definere skabelonerne på tværs af afdelinger, og der er fortsat ønsker til optimering af slideshow-funktionalitet og målretning af indhold. Alt i alt har indsatsen dog skabt et solidt fundament i hverdagen og et stærkt afsæt for den videre udvikling.
“Det har været en bevægelse gennem de sidste mange år at samle organisationen under en fælles fortælling. Vi er Lyngby-Taarbæk Kommune, uanset hvem vores målgruppe er, og det er vigtigt, at vi omtaler og brander os som en fælles organisation “, uddyber Conny Præstkjær.
Hverdagen med OpenStream fungerer i dag med en klar fordeling i praksis, hvor det visuelle udtryk styres centralt via de globale skabeloner, så de lokale redaktører kan fokusere på at producere fagrelevant indhold.
“Vi har afgrænset designmulighederne for redaktørerne ved at prædefinere de globale indstillinger med vores godkendte skrifttype, farvepalette og med et udvalg af logovarianter. Det er de meget små virkemidler, der gør forskellen på, om man er genkendelig. Det er afgørende at lægge ressourcer i det visuelle udtryk fra starten for at få et godt fundament”, lyder rådet fra Conny Præstkjær.
I dag er OpenStream rullet bredt ud i kommunen. Systemet bruges på infoskærme på kommunens plejehjem og genoptræningscentre, i kommunens idrætshaller samt på rådhuset, hvor det er integreret sømløst med afdelingernes tilhørende systemer f.eks. kommunens bookingsystem FrontDesk.
Med implementeringen af OpenStream har Lyngby-Taarbæk Kommune kunne spare udgifterne til tre-fire systemer:
“Ud over den økonomiske besparelse, så er det også en ressourcemæssig stor besparelse, da der nu kun er én kontrakt, én databehandleraftale og én lovligheds- og risikovurdering i stedet for flere forskellige”, fortæller Conny Præstkjær.
At indføre et open source-system ser Conny Præstkjær som en fordel fra især det økonomiske perspektiv:
“Det vigtige ved open source har for os været prisen, som kun kan lade sig gøre på grund af den åbne kode, som er lettere at udvikle på, og at det er gratis at deles om koden. Der er alt muligt godt i forhold til økonomi i det her.”
Internt benyttes der også infoskærme målrettet medarbejdere – bl.a. i ældreplejen, hvor mange kun arbejder fra en mobil, men nu nemt kan holde sig opdateret om nyheder fra ledelsen, om nye kollegaer og kommende møder.
En af kommunens lokale infoskærmsredaktører, der til dagligt arbejder med systemet, mærker også, at OpenStream gør en mærkbar forskel i hverdagen:
“Vi bruger medarbejderskærmene til at ‘nudge’ og styrke den interne kommunikation, da det ikke er alle, der får læst mails i en travl hverdag. Det er fedt, at man kan kombinere både videoer og billeder, og selve løsningen ude på skærmene ser bare rigtig flot ud. Mine kolleger bemærker det også i hverdagen, så det er jo dejligt.”
Hun fortsætter: “Hvis løsningen blev lukket ned i morgen, ville jeg helt klart savne den. Når folk træder ind i vores afdeling, møder de noget visuelt indbydende, som jeg ved, de rent faktisk stopper op og læser. Jeg oplever, at medarbejderne kommer tilbage og siger, at kommunikationen på skærmene er god, og de kommer med forslag til indhold, vi kan lægge på. Det er et tydeligt tegn på, at det virker. Det gør virkelig noget godt for vores fælles kommunikation.”
For Magenta har forløbet med Lyngby-Taarbæk Kommune vist os styrken ved fællesoffentlige it-løsninger. Løsningen er i dag stærkere og mere formstøbt netop på grund af det tætte engagement og hverdagens behov ude i kommunen.
Conny Præstkjær er da heller ikke i tvivl om udbyttet af indsatsen:
“Med OpenStream i OS2-fællesskabet får vi en billigere løsning, der giver utrolig meget værdi for pengene. Vi kommer helt ud foran målgruppen på farten, i stedet for at håbe på, at de selv aktivt opsøger informationer på et intranet eller en hjemmeside. OpenStream fungerer rigtig godt, og samarbejdet med Magenta om udviklingen har været fantastisk.”
Forestil dig at betale husleje for et kontor, der står tomt. Det er præcis, hvad mange organisationer gør med deres softwarelicenser, når de glemmer at lukke ned for medarbejdernes adgang i Active Directory. Det koster ikke bare dyrt i unødige udgifter, men udsætter også organisationen for alvorlige sikkerhedsrisici og brud på compliance.
Som HR-fagperson er man afhængig af, at organisations- og medarbejderdata er korrekte, tilgængelige og til at stole på. Manglende overblik, manuelle rettelser eller usikre datakilder kan hurtigt skabe fejl, forsinkelser og unødvendigt administrativt arbejde.
At få implementeret et Master Organisationssystem (MO) – som fx OS2mo – handler ikke kun om teknik. Det handler lige så meget om mennesker, struktur og en fælles forståelse af, hvordan organisationen fungerer.
