Konsekvenserne af dårlig masterdata i kommunerne

Dårlig masterdata blokerer for kommunernes digitale udvikling 

Et organisationshierarki har typisk form som en pyramide: Vi vil gerne tro at toppen af pyramiden kan overskue helheden. Men i den offentlige digitalisering er det langt fra sandheden. 

Ledelsen og stabsfunktionerne hos kommunerne har svært ved at svare på:

• Hvor mange arbejder i hele kommunen?
• Hvem er leder for hvem?
• Hvad hedder enhederne efter seneste organisationsændring? 

Hvorfor har kommunerne dårlige masterdata?

IT-systemer bliver købt over tid til forskellige faglige opgaver. Lokale medarbejdere administrerer ofte organisation og medarbejdere i hvert enkelt system. Over tid sker der organisationsændringer, og der sker også en udvikling i medarbejderes ansættelse. Her er det typisk, at rettelser gennemføres i de enkelte systemer – men ikke nødvendigvis alle. Pludselig står man med et fragmenteret og inkonsekvent billede på tværs: 

• Er medarbejderen her stadig? 
• Er ansættelsen hos samme enhed? 
• Skal vedkommende fortsat have alle adgange åbne?
• Betaler vi fortsat licens for medarbejderen?

Rod på tværs af hundredvis af medarbejdere og systemer

Det hele står vel i lønsystemet? Eller i Active Directory – hvor man opretter en mailkonto? Nej, så enkelt er det netop ikke. Slet ikke i en kommune, hvor man både skal jonglere med mange typer ansatte, såvel som eksterne konsulenter, ulønnede praktikanter og kommunalpolitikere. 

– Læg dertil at kommuner typisk har et sted mellem 300-400 it-systemer i drift.

Det er vigtigere end nogensinde at samle overblikket over organisation og medarbejdere ét sted, optimere administrationen og høste gevinsterne ved masterdata.

Dårlig masterdata er et problem for sikkerheden

I dag er der fokus på at behandle persondata korrekt. Derfor ønsker alle organisationer som minimum at nedlægge it-adgange, når en ansættelse afsluttes. 

Men jo mere komplekst it-landskabet er, jo større risiko er der for, at en adgang til ét eller flere systemer, ikke bliver lukket til tiden. Det er ulovligt. Og dyrt.

Med OS2mo kan I få styr på data og sikre konsekvente rettelser med få klik.

Læs hvordan OS2mo kan gøre jer klar til NIS2: Er I klædt på til NIS2?

Dårlig masterdata giver overflødig administration

Oprettelser, nedlæggelser og tilpasning af rettigheder er en stor administrativ opgave. Det kan sammenlignes med at man går rundt i et hus og tænder og slukker lamperne separat. – I stedet for at man kan styre det hele via én kontakt. 

Dårlige masterdata forhindrer faglig indsigt og udvikling

Mange faglige og administrative opgaver kan kvalificeres, hvis vi har data om antallet af medarbejdere, deres fysiske placering, kontaktoplysninger mm.

– Men kun hvis data er korrekt.

I dag har kommunerne udviklingskonsulenter til at løbe rundt og stykke overblik sammen fra forskellige fagsystemer. Det er tidskrævende, men det betyder også at data bliver genstand for debat og ikke helt betragtes som pålidelige.

Dårlig masterdata blokerer for den digitale udvikling

Det bliver ofte sagt, at data er guld – men valide datakilder opstår ikke af sig selv. 

OS2mo hjælper jer med at skabe klarhed i masterdata, så fundamentet for jeres digitale fremskridt er på plads. 

Sådan skaber OS2mo god masterdata: skræddersyet overblik over organisation og medarbejdere 

Kort opsummeret, så skaber OS2mo forandring i tre overordnede trin:

• Der samles viden på tværs af de systemer der holder data om organisation og medarbejdere (primært lønsystem & AD)
• Der etableres et entydigt organisationshierarki og medarbejderoverblik som eks. udveksles med FK organisation og FK Adgangsstyring
• Masterdata sættes i spil via automatisering, optimering af arbejdsgange og BI

Mærkbare administrative gevinster

Når først fundamentet er på plads, kan kommunen komme i gang med at realisere gevinsterne. 

Hovedgevinsterne ligger inden for de administrative kerneopgaver:

• Der er klarhed om organisationshierarki, medarbejderstab og lederhierarki
• Administration af oprettelser og nedlæggelser forbedres
• Administration af organisationsforandringer forbedres
• FK Organisation og andre systemer opdateres automatisk

Sæt strøm til de lokale ambitioner

Kommuner er forskellige. OS2mo kan tilpasses så I kan understøtte de mål, der er fokus hos jer:

• OS2mo kan udstille organisationshierarkiet på kommunens intranet og danne grundlag for den interne dialog om organisationen
• OS2mo kan rumme flere organisationer, så ledelsessekretariatet ser en administrativ organisation, og HR bevarer overblikket over lønhierarkiet 
• OS2mo kan understøtte vikaroprettelser der effektueres indenfor 15 min.
• OS2mo kan rumme MED-organisationen, så den ikke administreres i regneark
• OS2mo kan bidrage til kommunens ambitioner med BI
• OS2mo kan bidrage til optimering og automatisering af opgaver inden for HR: medarbejdertilfredshedsundersøgelse, MUS/GRUS mm.

Klar til at avancere i digital modenhed?

Masterdata inden for organisation og medarbejdere er et kardinalpunkt i den digitale udvikling. OS2mo er et produkt for kommuner, der er klar til at bevæge sig op ad skalaen for digital modenhed. Man er parat til at arbejde med en mere avanceret arkitektur, og man investerer i samarbejdet på tværs af kommunens faglige områder og de centrale stabe. Indkøb og implementering af OS2mo er ofte forankret på tværs af Digitalisering, Løn og HR, med ophæng hos den øverste ledelse. (på sigt henvisning til Silkeborg case)

Bliv klogere på hvordan designet af OS2mo understøtter kvalitet og sikkerhed: Security by design i OS2mo og OS GIR