Linkedin

“OS2mo reddede os fra en overvældende mængde Excelark”

En case om Frederikshavn Kommunes brug af OS2mo

En case om Frederikshavn Kommunes brug af OS2mo

“OS2mo reddede os fra en overvældende mængde Excelark”​ – En case om Frederikshavn Kommunes brug af OS2mo

I 2019 tog Frederikshavn Kommune et afgørende skridt mod et bedre organisatorisk overblik ved at implementere OS2mo som deres lokale organisationssystem. Efter blot et halvt års brug sendte de Magenta en venlig forespørgsel: “Kan OS2mo i fremtiden danne udgangspunktet for vores MED-organisation?” Svaret var heldigvis ja, og efter nogle måneders udviklingsarbejde stod MED-modulet klar. 

Modulet blev hurtigt en succes, og i dag er MED-organisationen i OS2mo en af løsningens nøglefunktioner. 

For at dele erfaringerne og inspirere andre kommuner til smartere organisationsstyring, inviterede vi i november 2024 it-projektleder Per Kristensen og arbejdsmiljøkonsulent Anni Lykke Madsen fra Frederikshavn Kommune til en samtale om deres oplevelser med OS2mo – både generelt og som værktøj til MED-organisationen. 

Hvad er en MED-organisation?

MED-organisationen består af formelle samarbejdsudvalg, hvor medarbejderrepræsentanter og ledere mødes for at udvikle, drøfte og kvalificere organisationens beslutninger og strategier inden for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Dette arbejde foregår både lokalt på den enkelte arbejdsplads (Lokal-MED), på centerniveau (Center-MED) og helt overordnet for kommunen som helhed (Hoved-MED).

Det er lovpligtigt at vedligeholde MED-organisationen, og traditionelt er det blevet gjort i et regneark, som – vi ved det – sander til, hvormed lovformeligheden smuldrer.

Et ønske om et lokalt organisationssystem

Tilbage i 2019 investerede Frederikshavn Kommune i OS2mo ud fra et ønske om at finde et lokalt organisationssystem, der kunne indeholde mere end én organisation. Per Kristensen fortæller i den forbindelse, at OS2mo levede op til kommunens krav om både pris og kvalitet, og at de siden har været rigtig glade for løsningen. 

Han fremhæver derudover, at OS2mo er en vigtig spiller i kommunens daglige arbejde: 

“Vi bruger OS2mo til rigtig meget. Når jeg eksempelvis får en sag ind med en rettighedsfejl, er OS2mo altid det første sted, jeg kigger. Her kan man alt. OS2mo giver overblik over alle ansættelser og ledere ved at hente opdaterede data fra vores lønsystem. Derudover kan man se afdelingens navn, hvor den ligger i hierarkiet, hvem der er ledere nu – og hvem der har været. På den måde kan jeg på en overskuelig måde finde frem til fejlen og hurtigt løse problemet med manglende rettigheder”. 

Per Kristensen fremhæver desuden, at Frederikshavn Kommune bruger OS2mo til at opdatere FK Organisation (det fælleskommunale støttesystem – se mere her) og til at udstille et organisationsdiagram på kommunens intranet: 

“Lige så snart vi laver en ændring i OS2mo, bliver den publiceret i FK Organisation. Det betyder, at de it-systemer, som henter data derfra, altid er opdaterede og valide. Det letter mit arbejde og gør mig tryg. Derudover bruger vi OS2mo til at give medarbejdere overblik over kommunen som organisation; hvordan er vi struktureret og hvordan er hierarkiet”.   

MED-organisationen er blevet overskuelig ved hjælp af OS2mo

Om MED-organisationen i OS2mo forklarer Per Kristensen: 

“OS2mo reddede os fra en overvældende mængde Excelark, som ingen kunne finde rundt i og som kun de største it-nørder kunne finde ud af at opdatere. Tilbage i 2019 fik jeg derfor en forespørgsel på, om vi i it-afdelingen mon kunne løse den problematik. Der tænkte jeg straks på OS2mo, som vi jo netop havde indkøbt, og det har jeg ikke fortrudt – det er blevet langt mere overskueligt”. 

Som arbejdsmiljøkonsulent arbejder Anni Lykke Madsen til dagligt med MED-organisationen. Hun peger i den forbindelse på, at OS2mo muliggør en præcis opbygning af MED-udvalgsstrukturen – herunder registrering af medlemmer, roller og hierarkier: 

“OS2mo sikrer, at alle relevante parter har adgang til opdaterede oplysninger, hvilket letter samarbejdet på tværs. Desuden fungerer OS2mo som en platform for dokumenthåndtering, hvor referater og andre vigtige dokumenter kan samles og tilgås centralt. Det reducerer administrative byrder og letter kommunikationen inden for MED-organisationen”.

I Frederikshavn Kommune er der over 500 ansatte i MED-organisationen, og Anni Lykke Madsen fremhæver i den forbindelse, at OS2mo  gør det nemmere at få overblik over disse: 

“Helt konkret har jeg lige skullet sende en mail til alle arbejdsmiljørepræsentanter i kommunen, og her har jeg – vupti – hevet deres mailadresser ud af OS2mo. Det har været en enorm hjælp. Ja, generelt er OS2mo en kæmpe hjælp”.

MED-modulet i OS2mo
MED-modulet i OS2mo

Et system i udvikling

OS2mo er under konstant udvikling, og hvor MED-organisationsmodulet for 5 år siden var den store nyhed, er der andre tiltag i spil i dag. Inden for en overskuelig fremtid bliver et nyt arbejdsskadesystem integreret med OS2mo. Arbejdsskadesystemet får data fra OS2mo via en række CSV-filer, der genereres i OS2mo og overføres til et sikkert sftp-site hos leverandøren, der så henter disse data ind i arbejdsskadesystemet. 

Frederikshavn Kommune deltager aktivt i OS2-fællesskabet vedrørende OS2mo og bidrager herigennem med idéer til videreudvikling af løsningen. 

Interesseret i at vide mere?

I 2021 var Per Kristensen vært ved et webinar om den organisatoriske implementering af OS2mo. Du kan se (eller gense)  webinaret her.

Om OS2mo

Hvis du ikke kender OS2mo, så lad os lige for en god ordens skyld introducere jer for hinanden.

OS2mo er et effektivt organisationsredskab, der holder styr på afdelinger og ansatte i din organisation og udstiller dem til KOMBITs støttesystemer.

OS2mo er bygget for at kunne håndtere flere organisationer og tilhørende identiteter i én brugergrænseflade. Med udgangspunkt i OIO-standarderne sørger OS2mo for høj datakvalitet og tilbyder en fleksibel datamodel, så jeres organisation altid  har et retvisende billede af selv komplekse data, der kan forbindes på kryds og tværs alt efter jeres behov.

Læs mere her

Kontaktperson

Alex Thirifays - Magenta

Alex Thirifays

Produktejer

alex@magenta.dk 

+45 81 77 27 80

Linkedin Envelope
“OS2mo reddede os fra en overvældende mængde Excelark”​ – En case om Frederikshavn Kommunes brug af OS2mo

Kontaktperson

Alex Thirifays - Magenta

Alex Thirifays

Produktejer

alex@magenta.dk 

+45 81 77 27 80

Om OS2mo

Hvis du ikke kender OS2mo, så lad os lige for en god ordens skyld introducere jer for hinanden.

OS2mo er et effektivt organisationsredskab, der holder styr på afdelinger og ansatte i din organisation og udstiller dem til KOMBITs støttesystemer.

OS2mo er bygget for at kunne håndtere flere organisationer og tilhørende identiteter i én brugergrænseflade. Med udgangspunkt i OIO-standarderne sørger OS2mo for høj datakvalitet og tilbyder en fleksibel datamodel, så jeres organisation altid  har et retvisende billede af selv komplekse data, der kan forbindes på kryds og tværs alt efter jeres behov.

Læs mere her

Læs mere om OSdatascanner

Fra overload til overblik: Sådan lykkedes implementeringen af OSdatascanner i Lyngby-Taarbæk kommune

Fra overload til overblik: Sådan lykkedes implementeringen af OSdatascanner i Lyngby-Taarbæk kommune

Du kender det måske. I køber en omfattende it-løsning i jeres organisation. Ambitionerne er tårnhøje, og alle tror på projektet. Løsningen udrulles i organisationen, og her opstår udfordringen; implementeringen går langsomt, og mange ledere og medarbejdere prioriterer ikke den nødvendige tid til den nye løsning. Ikke fordi de ikke vil, men fordi de måske ikke kan se formålet med den nye løsning eller glemmer at få det gjort i en travl hverdag. It-løsningens potentiale udnyttes ikke til fulde, og alle står tilbage med en lunken følelse.

Læs mere »
Derfor gælder datasikkerhed også for mindre organisationer

Derfor gælder datasikkerhed også for mindre organisationer

Når Datatilsynet udsteder klager eller bøder, rammer det ofte de større organisationer, hvorimod mindre organisationer ofte går under radaren. Dette kan muligvis skyldes, at mindre organisationer tiltrækker mindre opmærksomhed og har færre kunder, der indsender klager. Det betyder dog ikke, at reglerne for datasikkerhed og GDPR ikke gælder for dem. Derfor er det også vigtigt, at man i mindre, såvel som store organisationer, har et klart overblik over, hvad reglerne indebærer, og hvilke procedurer der er nødvendige for, at de kan blive overholdt.

Læs mere »
Hvorfor er det vigtigt at have styr på sine ustrukturerede data?

Hvorfor er det vigtigt at have styr på sine ustrukturerede data?

Vi har dem allesammen. De ustrukturerede data. De findes i mails, fildrev, chatsystemer, videoarkiver, fysiske løsark mm. De ustrukturerede data gemmer ofte på mange følsomme persondata, og er man ikke tilpas omhyggelig med at få dem håndteret efter gældende GDPR-principper, kan det have store konsekvenser for organisationen.

Læs mere »

HUSET MAGENTA

VORES KONTORER

Titangade 11
DK-2200 København N
+45 3336 9696

Silkeborgvej 260, 1. sal
DK-8230 Åbyhøj
+45 3336 9699

Imaneq 32 A, 3. sal
3900 Nuuk, Grønland
+299 556675

ISO 27001 certificate Magenta
SKI leverandørlogo Magenta
Magenta har tilmeldt sig IT-Branchens Kodeks for Indrapportering af Sikkerhedsbrister