OS2mo hos Aarhus Kommune og Ballerup Kommune

OS2mo – Medarbejder & Organisation – et HR-system med styr på organisationen, fuldt ejerskab og automatisering!

Mange organisationer opdager i disse dage vigtigheden af at få styr på eget hus.

Aarhus Kommune og Ballerup Kommune var blandt de første, der udtrykte dette behov. De kontaktede derfor Magenta med henblik på at bygge et system, der ikke bare har fod på egen organisation, men også lever op til rammearkitekturens principper og implementerer OIO-standarderne for Klassifikation og Organisation.

Systemet er selvfølgelig open source og ejes 100% af OS2-fællesskabet og dermed af de kommuner, der er en del af OS2mo-fællesskabet.

OS2mo er et værktøj, som giver muligheden for at håndtere oplysninger om både medarbejdere og afdelinger. Når linjeorganisationen således er etableret, er der fx styr på, hvem der arbejder i hvilken afdeling, hvilke kontaktoplysninger de ansatte har, hvad deres stillingsbetegnelser og arbejdsområder er, hvem deres leder(e) er, mv. 

OS2mo er beregnet til automatisk at kunne distribuere oplysningerne til andre it-systemer. På den måde er oplysninger om både organisationen og medarbejderne altid ens i alle de it-systemer, der er forbundet med OS2mo. Oplysningerne danner ligeledes grundlaget for automatiseret rolle- og rettighedsstyring.

Nemt vedligehold

Vedligehold af oplysningerne sker i en brugergrænseflade, der udstiller data, som stammer fra autoritative kilder (fx CPR-Registret, Dansk Adresse Register og forskellige Klassifikationer). Det betyder, at datakvaliteten er meget høj, og at oplysningerne er så pålidelige, som de kan være.

Illustration 1: Udover at kunne holde styr på organisation og medarbejdere, kan man have flere organisationer inde i MO og sammenkoble dem, så man altid har styr på forholdet mellem organisationerne. Det kan fx være linjeorganisationen og lønorganisationen.

Mange organisationer

OS2mo kan rumme og sammenbinde flere af myndighedens organisationer. Der kan fx være tale om lønorganisationen, linjeorganisationen og arbejdsmiljørepræsentantorganisationen. Det giver overblik og faciliterer vedligehold af flere organisationer på én gang.

Sandhedsdatabase

De data, som OS2mo indeholder, er til hver en tid autoritative og dermed korrekte. Oplysningerne i OS2mo er nemlig en genspejling af data fra fællesoffentlige systemer. Andre systemer, der har behov for organisations- og medarbejderdata, kan derfor pålideligt hente dem fra OS2mo, fx Støttesystemet Organisation.

Telefonbogen

Fordi de oplysninger, der findes i OS2mo, altid er retvisende, giver det mening at lade alle medarbejdere tilgå dem med henblik på fx at fremfinde telefonnumre eller e-mailadresser. Derfor er det en god idé at udstille den såkaldte Telefonbog på fx Intranettet og de ansattes mobiltelefoner.

Illustration 2: Telefonbogen er en smart løsning, der giver ansatte mulighed for hurtigt at slå oplysninger om kollegaer op

Rapporter

OS2mo’s datagrundlag kan også bruges til at generere rapporter, som giver overblik over forskellige træk ved organisationen og medarbejderne. Det kan fx være et udtræk af telefonnumrene på alle medarbejdere, hvem der er en leders leder, et organigram, udtræk af e-mailadresser til brevfletning og andre praktiske formål.

Synkronisering

De systemer, som er integreret med OS2mo, bliver ajourførte med korrekte data. Det kan fx dreje sig om diverse fagsystemer, lønsystemer, Støttesystemet Organisation og ESDH-systemer. Der vil altså ikke længere være behov for at vedligeholde oplysninger om medarbejderne i andre systemer: Alt vil ske via én brugergrænseflade og håndteres i ét system.

Illustration 3: Eksempel på, hvordan OS2mo kan indgå i en lokal it-infrastruktur, og hvordan autoritative data kan flyde ugenert mellem systemerne og blive synkroniseret med ønskede intervaller

Automatisering & effektivisering

Automatiseringen realiseres, når andre systemer kobles til OS2mo. Udover automatisk opdatering af de stamoplysninger, OS2mo håndterer, er et eksempel on- og off-boarding af medarbejdere, hvor oprettelse og nedlæggelse af ansatte i de tilknyttede systemer vil ske automatisk.

Rolle- og rettighedsstyring

Nogle af de systemer, som har behov for informationerne om organisation og medarbejdere, er rolle- og rettighedsstyringssystemer (fx Active Directory, OS2rollekatalog og diverse Identity & Access Management-systemer). Disse systemer sørger for at medarbejderne har adgang til de it-systemer, de benytter i deres hverdag. De sørger også for nedlæggelse af adgang til it-systemerne, når en medarbejder fratræder. Dermed bliver automatiseret rolle- og rettighedsstyring en realitet, og GDPR kan således nemmere overholdes.

Datasikkerhed og compliance

Datasikkerheden vil blive skærpet i forbindelse med håndtering af medarbejder- og organisationsdata, fordi OS2mo indeholder dobbelthistorik og muligheden for sporbarhed. Det er således muligt at spore alle hændelser og udtrække informationer om, hvem der havde, har eller vil få adgang til oplysningerne på et givet tidspunkt. Og jo flere systemer, OS2mo leverer data til, jo flere systemer vil være indbefattet af denne sikkerhed. Datasikkerheden vil således stige i takt med antallet af systemer, som modtager data fra OS2mo.

Gevinsterne

  • Et Medarbejder- og Organisationssystem med høj datakvalitet, der, gennem én brugergrænseflade og håndtering i ét system, gør det nemt at vedligeholde fx linjeorganisationen, lønorganisationen og medarbejder- og arbejdsmiljørepræsentantorganisationen.
  • Et Medarbejder- og Organisationssystem, der integrerer flere fagsystemer, og giver overblik over flere organisationer samtidig
  • via datasporbarhed og -synkronisering i alle de systemer, der er integreret med OS2mo
Kontaktperson

Alex Thirifays

Alex Thirifays
Projektleder
Alex@magenta.dk
+45 81 77 27 80