OS2datascanner som GDPR-løsning hos Vordingborg Kommune

IT-sikkerhed og en fleksibel GDPR-løsning, står højt på dagsordnen hos Vordingborg Kommune og det offentlige generelt – mød OS2datascanner

Så Magentas effektive løsning af GDPR-udfordringen med sikring af personfølsomme data fik de innovative lamper til at lyse op. I samarbejde med OS2 og Vordingborg Kommune har Magenta udviklet en enkel og fleksibel løsning, der er en effektiv medicin mod sikkerhedsbrist af personfølsomme data.

Vordingborg Kommunes aktive medvirken i arbejdet med at produktudvikle OS2datascanner, betyder at løsningen er tilpasset kommunens specifikke behov i forhold til GDPR-compliance og andre udfordringerne. Der er udviklet et skræddersyet, enkelt og effektivt værktøj, der sikrer mod at borgernes oplysninger utilsigtet ender de forkerte steder.

OS2datascanner finder personfølsomme data på tværs af organisationen

OS2datascanner scanner hjemmesider, intranet, netværksdrev og Exchange mailservere igennem for at sikre, at der ikke er data som blandt andet:

  • CPR-numre
  • Navne
  • Sundhedstermer
  • Kreditkortnumre
  • Adresser
  • Email-adresser

Men mulighederne stopper ikke her. Med OS2datascanner er det muligt at oprette og kombinere søgestrenge til netop dit behov. Du kan selv oprette søgestrenge og kombinere dem, præcist som du ønsker, sådan at du kan skræddersy dine scanninger.

En fælles kommunal udfordring blev til innovativt udviklingsprojekt

Den første version af OS2datascanner blev udviklet i 2014 til scanning af hjemmesider – OS2Webscanner.

Med EU’s persondataforordning, der trådte i kraft i maj 2018, opstod et ønske om at udvide OS2Webscanner med fil- og mailscanninger. Landets kommuner har en fælles interesse i, at borgernes personfølsomme data sikres effektivt, og OS2-fællesskabet tog udfordringen op. Vordingborg Kommune har i softwareudviklingsperioden på knap 6 måneder fungeret som testkommune.

I efteråret 2018 blev OS2Webscanner udvidet med fil- og mailscan. Samtidig blev navnet ændret til OS2datascanner.

OS2datascanner – en fleksibel og fremtidssikret GDPR-løsning

OS2datascanner er et avanceret scanningsværktøj, der finder personkritiske og personhenførebare informationer på hjemmesider, intranet, netværksdrev og Exchange-mailservere. OS2datascanner består af tre moduler, som frit kan til- og fravælges alt efter behov for scanningsløsninger.

OS2datascanner har tre moduler

OS2datascanneren består af tre moduler med hvert sit unikke formål:

  • Webscanning finder kritiske data på hjemmesider og intranet
  • Filscanning finder kritiske data på netværksdrev
  • Mailscanning finder kritiske data på Exchange og Office 365 mailservere

Webscanning leveres som en cloud-løsning. Der bliver ikke lagret nogle følsomme data hos leverandøren Magenta. I stedet bliver der dannet en rapport med reference til, hvor data kan findes. Filscanning og mailscanning sættes op på din egen server. Så scanningerne er beskyttet af samme sikkerhedsniveau som resten af din organisation, og data forbliver jeres.

OS2datascanner giver det fulde overblik over, hvor persondata ligger. I webscanner-modulet gemmes en reference til hvor data kan findes, og webscanning leveres som en cloud-løsning hos Magenta. Der lagres ingen følsomme data hos Magenta. I stedet gemmes en reference til, hvor data kan findes.

Fil- og mailscannings-modulet er sat op på kommunens egne servere. Det giver den fordel, at scanningerne beskyttes på samme sikkerhedsniveau som resten af kommunens organisation.

Fil- og mailscannings-modulet er sat op på kommunens egne servere. Det giver den fordel, at scanningerne beskyttes på samme sikkerhedsniveau som resten af kommunens organisation.

Den fleksible modulopbygning gør OS2datascanner til en komplet GDPR-løsning, der kan tilpasses nye behov og fremtidens lovgivning på området.

Office 365-scanning og andre udvidelser

Hen over sommer 2019 er Office 365-scanning blevet tilføjet, så E-mails og vedhæftede filer kan scannes direkte i skyen.

Magenta lancerer desuden en ny version af OS2datascanner i efteråret 2019. Den nye version kan scanne i ESDH-systemet, og der vil være flere integrationsværktøjer, blandt andet til MedarbejderOrganisations-komponenten OS2MO.

Mere information

Der arbejdes på, at OS2datascanner  bliver integreret med OS2mo, således at scanningsrapporter kan dirigeres til rette vedkommende i organisationen. OS2mo er OS2s medarbejder- og organisationssystem, der holder styr på alle aspekter af organisationen.

Der arbejdes også på muligheden for at lave en begrebsdatabase, hvor I kan vælge begreber, som I ønsker at scanne for. Det kan eksempelvis være sygdomsbetegnelser eller ord som ”underretning” mv.

Desuden arbejdes der på muligheden for at scanne SBSYS.

Gevinster

  • Sikker scanning af personfølsomme data
  • Fleksibel GDPR-løsning i moduler efter scanningsbehov
  • Fremtidssikret GDPR-værktøj, der udvikles løbende efter behov og lovgivning
Del på linkedin
LinkedIn
Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på email
Email
OS2datascanner hos Vordingborg Kommune
Kontaktperson

Thomas Ottosen - OS2datascanner, OS2cprbroker, OSflow

Thomas Ottosen
Projektleder
to@magenta.dk