Open Desk hos Ballerup Kommune

OpenDesk virkeliggør visionen om et system, der tilbyder den administrative medarbejder adgang til de nødvendige og relevante funktioner. Det hele er pakket ind i en enkel, intuitiv og webbaseret brugergrænseflade.

I OpenDesk er grundidéen, at den enkelte medarbejder på en nem og overskuelig måde præsenteres for netop de funktioner, der er vigtige og relevante. Det drejer sig om områder som samarbejde, værktøjer til håndtering af dokumenter og projekter, mail og kalender, samt integrationer til Intra, ESDH, og diverse løn- og økonomisystemer.

En meget stor del af de administrative medarbejdere i kommunen har kun brug for en delmængde af den samlede funktionalitet der tilbydes af diverse systemer, og har ofte ikke brug for adgang til tunge forretningssystemer.

Omkring 60% af medarbejderne vil kunne udføre deres arbejde hurtigere og mere effektivt, med en enklere og mere begrænset adgang til den nødvendige funktionalitet. OpenDesk sørger for at levere den nødvendige funktionalitet – og kun den nødvendige funktionalitet – til den enkelte medarbejde på en overskuelig og enkel måde.

OpenDesk er webbaseret og tilbyder funktionalitet i et platformsuafhængigt miljø, der basalt set kun kræver en browser og internetindgang.

I det nuværende setup hos Ballerup, er der implementeret OpenDesk funktionalitet til områderne samarbejde, håndtering af dokumenter og projekter, samt redigeringsværktøjer. Den funktionsbærende funktionalitet for disse områder leveres 100% af open source komponenter.

Arkitekturmæssigt er OpenDesks brugergrænseflade afkoblet det underliggende funktionsbærende system (se tegning nedenfor).

Den løstkoblede arkitektur betyder, at man løbende kan udskifte et eller flere af de funktionsbærende systemer med open source komponenter, uden at det påvirker OpenDesk brugergrænseflade.

Foruden at udstyre medarbejderne med et intuitivt og lettilgængeligt arbejdsredskab til det daglige arbejde, er målet med Opendesk på sigt, at nedbringe TCO (Total Cost of Ownership) betragteligt ved at indsætte flere open source komponenter og lade disse erstatte licenstunge 3’de parts systemer (som eksempelvis MS Outlook).

Gevinsterne

  • Enkel webbaseret brugergrænseflade, der giver medarbejderne et intuitivt og lettilgængeligt arbejdsredskab
  • OpenDesk kan tilpasses de enkelte administrative medarbejderes behov for adgang til nødvendige systemfunktionaliteter afhængig af deres arbejdsopgaver. Det giver en hurtigere og mere effektiv arbejdsgang
  • Det funktionsbærende system kan udskiftes efter behov i den løstkoblede arkitektur
Kontaktperson

Henrik Kirk Larsen

Henrik Kirk Larsen
Projektleder
henrik@magenta.dk
8177 1699